Notice d’information RGPD (Article 13) – Salariés

1. Données collectées

Identité et coordonnées ; informations administratives et bancaires ; données fiscales et sociales ; temps et organisation du travail ; éléments de carrière ; journaux (« logs ») informatiques ; données reçues de tiers (caisses, assurances, autorités).

Des données de santé peuvent être traitées exclusivement par le service de santé au travail (aptitude, actions de prévention).

Aucune donnée biométrique n’est collectée.

2. Finalités et bases légales

Les traitements sont mis en œuvre pour les finalités suivantes :

• gestion du personnel et de la paie ;

• administration des avantages ;

• formation ;

• sécurité des systèmes d’information ;

• reporting et contrôle de gestion ;

• défense des intérêts de l’entreprise en justice ;

• prévention et suivi de la santé au travail.

Les bases légales applicables sont :

• l’exécution du contrat de travail (art. 6, §1, b) ;

• le respect d’obligations légales (art. 6, §1, c) ;

• l’intérêt légitime de l’employeur (art. 6, §1, f), après analyse de la situation ;

• le consentement, lorsque requis (ex. dispositifs facultatifs).

Les données de santé sont traitées conformément à l’article 9, §2, h du RGPD, dans le cadre de la médecine du travail.

3. Destinataires / accès

En interne, les données sont accessibles aux services habilités (ressources humaines, hiérarchie, CSE, selon les besoins).

En externe, elles peuvent être transmises à des prestataires (SIRH, paie, informatique), à la médecine du travail, aux organismes sociaux et fiscaux, aux assurances, aux banques, ainsi qu’aux autorités publiques lorsque la loi l’exige.

4. Transferts hors Union européenne

Les données ne font pas l’objet de transferts hors de l’Union européenne.

5. Durées de conservation

Les données sont conservées pour des durées proportionnées aux finalités poursuivies, conformément aux obligations légales applicables aux dossiers sociaux.
Elles peuvent être conservées jusqu’à six ans dans le cadre de la gestion précontentieuse et contentieuse.

6. Caractère obligatoire des données et conséquences

Certaines données sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail et/ou imposées par la loi (paie, déclarations sociales et fiscales).
L’absence de fourniture de ces données peut empêcher l’exécution du contrat de travail et le respect des obligations légales de l’employeur.

7. Décisions automatisées

Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs n’est mise en œuvre, en dehors d’outils RH usuels ne reposant pas sur un profilage à fort impact.

8. Vos droits RGPD et modalités d’exercice

Vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès à vos données (art. 15) ;

• droit de rectification (art. 16) ;

• droit à l’effacement (art. 17) ;

• droit à la limitation du traitement (art. 18) ;

• droit d’opposition (art. 21), y compris à la prospection ;

• droit à la portabilité (art. 20, si applicable) ;

• droit de retirer votre consentement à tout moment (sans effet rétroactif).

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le DPO ou le responsable du traitement.
Le délai de réponse est d’un mois, pouvant être prolongé de deux mois en cas de complexité de la demande.